Das „unsichtbare“ Büro – eine (virtuelle) Geschäftsadresse mieten

Das „unsichtbare“ Büro – eine (virtuelle) Geschäftsadresse mieten

Unternehmen, die sich für die Anmietung einer virtuellen Geschäftsadresse in prestigeträchtiger Lage entscheiden, die profitieren von zahlreichen Chancen, die zur positiven Entwicklung des Business beitragen. Was hinter einer (virtuellen) Geschäftsadresse steckt und warum es sich nicht um eine unseriöse Briefkastenfirma handelt, darum geht es in diesem Beitrag. Fakt ist, dass die Anmietung einer Geschäftsadresse einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil mit sich bringen kann.

Die virtuelle Geschäftsadresse – was ist das genau?

Um es einfach auszudrücken: Eine virtuelle Geschäftsadresse ist praktisch so etwas wie ein „unsichtbares Büro“. Zwar ist ein Büro vorhanden, aber auf der anderen Seite wiederum nicht. Wie das funktioniert? Unternehmen mieten kein physisches Büro an, sondern wenn sie beispielsweise eine Geschäftsadresse in Stuttgart mieten, lagern sie dieses an den Agendis Business Center in der Innenstadt oder der Heilbronner Straße aus. Der Mieter verfügt dann mit der virtuellen Geschäftsadresse über eine ladungsfähige Anschrift und tritt gegenüber Kunden und Geschäftspartner mit einer repräsentativen Adresse auf.

Anbieter von virtuellen Büros betreiben große Business-Center in Großstädten und mit guter Verkehrsanbindung. Dort werden zugleich Büroarbeitsplätze auf Zeit, Co-Working-Spaces oder Meeting- sowie Schulungsräume vermietet. Eine virtuelle Geschäftsadresse ist dadurch gekennzeichnet, dass das Unternehmen nicht selbst vor Ort ansässig ist, sondern lediglich die Sekretariats- und Postdienstleistungen übernimmt, die von den Unternehmen in mehr oder weniger großen Umfang ausgelagert werden.

Mit der virtuellen Geschäftsadresse Kunden & Geschäftspartner überzeugen

Der Schreibtisch im Wohnzimmer, das Office im Gartenhaus oder in der umgebauten Garage – das ist oft die Keimzelle eines Unternehmens. Gewiss ist es praktisch, das Büro in den eigenen vier Wänden zu haben und zudem spart es Kosten. Doch befindet sich die Privatadresse weit ab der großen Städte oder in einem Stadtviertel mit schlechtem Ruf, dann ist das oft ein Problem – vor allen, wenn Kundenbesuche oder Meetings mit Geschäftspartnern notwendig sind. Diese achten sehr genau auf die Adresse und diese kann dann dazu führen, dass es nicht zum Kontakt kommt.

Spätestens dann, wenn der Geschäftspartner empfangen werden soll, erweist sich das Homeoffice als Problem. Daher muss ein zentral gelegenes und bezahlbares Büro her, indem Kunden und Geschäftspartner empfangen werden können. Die virtuelle Geschäftsadresse, mit der Möglichkeit, ein physikalisches Büro für einen gewissen Zeitraum anzumieten oder einen Konferenzraum, ermöglicht es, die Kunden und Partner zu überzeugen.

Was ist zu beachten bei der Anmietung einer Geschäftsadresse?

Wichtig ist, dass bei der Anmietung einer virtuellen Geschäftsadresse ein wichtiger Fakt beachtet wird: Jedes Unternehmen, muss einen konkreten Standort aufweisen – bei einer virtuellen Adresse somit diese.

Damit sichergestellt ist, dass das Unternehmen fortan und kontinuierlich über die Post- und eventuellen Paketsendungen unterrichtet wird, sollte bei der Auswahl des Anbieters auf folgende Kriterien geachtet werden:

  • Ein Empfangsmitarbeiter muss durchgehend Post und Pakete annehmen.
  • Es muss kontinuierlich eine Benachrichtigung über eingegangene Post erfolgen.
  • Möglicherweise wird vereinbart, dass ein Sekretariatsservice bspw. die Post öffnet, scannt und dann mailt.
  • Die Möglichkeit, kurzfristig ein Einzelbüro oder einen Konferenzraum zu mieten, sollte bestehen, um so dringende geschäftliche Angelegenheiten vor Ort zu erledigen.

Ohne eigenes Büro erfolgreich – die Vorteile der virtuellen Geschäftsadresse

Der größte Vorteil einer virtuellen Geschäftsadresse ist für viele Unternehmen die immense Kostenersparnis. Klassische Mietbüros, vor allem in den repräsentativen Innenstädten, verursachen hohe bis sehr hohe monatliche Fixkosten. Die Aufwendungen für eine virtuelle Geschäftsadresse hingegen sind selbst für Jungunternehmer und Start-ups mehr als überschaubar. Außerdem bietet das Anmieten einer Geschäftsadresse weitere Vorteile:

  • Die rechtlichen Anforderungen an den Geschäftsbetrieb werden erfüllt:
    • Amtliche Schreiben erreichen die Unternehmen an einer ladungsfähigen Anschrift.
    • Bei Eintrag ins Handelsregister kann diese Adresse verwendet werden und ebenso für die Gewerbeanmeldung.
    • Die Adresse kann bei der Steuererklärung angegeben werden.
  • Unternehmen befreien sich von langfristigen Verpflichtungen (flexibler Mietvertrag und Zusatzleistungen bei Bedarf).
  • Für Kunden stets erreichbar. Post und Anrufe werden angenommen und weitergeleitet.
  • Die Geschäftsadresse befindet sich in einer bevorzugten Lage – ohne für die Mietaufwendungen zu tief in die Tasche greifen zu müssen.
  • Durch die renommierte Lage bzw. Adresse wird der Außenauftritt des Unternehmens bei Kunden und Geschäftspartnern verbessert.
  • Die Adresse kann auf Visitenkarten und Briefköpfe gedruckt werden. So bleibt die private Adresse weiter privat. Zudem tritt das Unternehmen gegenüber Kunden und Geschäftspartnern seriöser auf, wenn nicht über die Privatanschrift firmiert wird.
  • Zeitersparnis, denn je nach Umfang des zugebuchten Büro- und Telefonservice nimmt der Anbieter den Unternehmen viele Verwaltungsaufgaben ab. Somit wird Zeit gespart, die ins Kerngeschäft investiert werden kann.

Für wen lohnt sich die Anmietung einer virtuellen Geschäftsadresse?

Die Angebote der virtuellen Geschäftsadresse sprechen in erster Linie Existenzgründer und Kleinunternehmer an, aber auch Freiberufler und Selbstständige, für die aus finanziellen oder praktischen Gründen ein eigenes Büro keinen Sinn ergibt.

Besonders in der Anfangsphase der Selbstständigkeit ist eine renommierte Geschäftsadresse wichtig, um sich zu etablieren – doch diese ist zumeist unbezahlbar. Mit einer virtuellen Geschäftsadresse können Unternehmen nicht nur Mietkosten einsparen, sondern auch die Aufwendungen für Sekretariat, Hardware und Büroausstattung.

Aber auch für Unternehmen, die viel reisen und zum größten Teil von unterwegs arbeiten, ist eine solche Geschäftsadresse sinnvoll. Denn so sind sie für die Kunden und Partner ständig erreichbar und bieten eine verlässliche Adresse. Denn Post- und Telefondienst sind grundsätzlich entscheidend für den geschäftlichen Erfolg.

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